Grundlegende Bedienung, Features (bekannt aus anderen Auftragsabwicklungen)

Question

Hallo Community,

ich bin neu bei kivitendo/lx-office, aber schätze den Zugriff per Webbrowser und Latex-Templates.

Folgendes ist mir aufgefallen und lässt meiner Meinung nach keinen richtigen Workflow zu, kann man solche "Features" aktivieren?

Was mir fehlt, ist eine Vorauswahl (z.B. Liste wie bei Kunden) angelegter Artikel. Muss ich mir alle
Nummern meiner Artikel merken und die eintragen damit diese übernommen werden (vielleicht noch die Artikelliste ausdrucken zum ablesen)?

Praktisch wäre eine Autovervollständigung des Artikelnames oder Vorschläge beim Tippen.

Kann ich nicht auch einfach freie Positionen eintragen ohne immer einen Artikel/Dienstleistung fest anlegen zu müssen (Warengruppe angeben ist ja in Ordnung, aber die Artikel werden immer gleich gespeichert)

Ist es möglich die Reihenfolge von Artikeln zu ändern (Position 1 mit 2 vertauschen und frisch durchnummerieren) und kann man auch einfach freie Texte einfügen z.B. über einer Position um dem Kunden etwas zu erklären z.B.:

"geschätzter Installationsaufwand:"
"Position 1 mit Anzahl, Preis etc"

Gruß
Manu

Answer 1

Hallo Manu
Du kannst beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. einfach irgend einen Teil der Artikelbeschreibung oder der Artikelnummer eingeben und dann Enter drücken: wenn die Eingabe eindeutig ist, übernimmt kivitendo den richtigen Artikel, wenn sie mehrdeutig ist, werden alle Artikel aufgelistet, die passen und du kannst den richtigen dann auswählen. Wenn deine Eingabe mit keinem Artikel übereinstimmt, wirst du gefragt, ob du einen neuen Artikel (Ware oder Dienstleistung) erfassen möchtest. Nach dem Erfassen wird der neue Artikel dann direkt übernommen.

Eine Autovervollständigung gibt es bisher nicht, aber das wäre sicher eine gute Idee: Falls die noch nicht im Trac existriert, eröffne doch dort ein Ticket mit dem entsprechenden Verbesserungswunsch.

Sobald du den Artikel z.B. in die Rechnung übernommen hast, kannst du die Beschreibung des Artikels beliebig abändern bzw. ergänzen.
So kannst du z.B. einen Artikel "Zubehör" oder "Kleinteil" oder eine Dienstleistung "Arbeit" anlegen und dann jeweils beim Schreiben der Rechnung die Artikelbeschreibung durch eine genauere Angabe ersetzen.
Auch einen vorgegebenen Preis kannst du anschliessend beliebig ändern.

Wenn du die Reihenfolge von Artikeln ändern möchtest, so musst du nur die Nummerierung der Positionen abändern und anschliessend auf erneuern klicken. Dann wird die neue Reihenfolge automatisch hergestellt.

Zu Beachten ist, dass du die Einheit, in der ein Artikel erstellt wurde nicht mehr nachträglich ändern kannst.
Wenn du also z.B. Dienstleistungen pauschal und nach Stundenaufwand verrechnen möchtest, so musst du dafür mindestens 2 Artikel anlegen, einen mit der Einheit Std und einen mit der Einheit psch.

Das Einfügen von zusätzlichen Texten zwischen den einzelnen Positionen ist bishermeines Wissens nicht vorgesehen.
Du kannst aber wie oben beschrieben, hinter der Artikelbezeichnung einen beliebig langen Erläuterungstext einfügen.
Wenn du zu den einzelnen Positionen interne Bemerkungen abspeichern möchtest, so kannst du das im Langtext machen. Du kommst dorthin mit Klick auf des L neben der Artikelbezeichnung.
Eventuell gibt es sogar die Möglichkeit, den Langtext auch in der Rechnung etc. anzeigen zu lassen, aber das habe ich noch nie probiert.
==> Weiss gerade jemand anders, welche Variable dafür in der Rechnungsvorlage ausgewählt werden muss und wie das so eingebunden werden kann, dass es z.B. über oder unter der jeweiligen Position erscheint?

Ich verwende für alle Dokumente, die ich erstelle, odt-Vorlagen. Das gibt mir die zusätzliche Möglichkeit, nach dem Erstellen der Rechnung etc. bei den einzelnen Positionen noch von Hand z.B. einen Absatz einzufügen oder andere kleine Abänderungen zu machen. Und aus dem odt-Dokument ist ja dann mit der Exportfunktion aus LibreOffice auch schnell ein PDF erzeugt.
Damit kann ich natürlich auch ohne Probleme eine Zwischenzeile einfügen, was ich bei Offerten gerne mache, um zusätzliche Optionen zur Grundofferte zu kennzeichnen.

Ich hoffe, das hilft dir einen Schritt weiter...

Gruss

Andreas

Answer 2

Was mir fehlt, ist eine Vorauswahl (z.B. Liste wie bei Kunden) angelegter Artikel. Muss ich mir alle
Nummern meiner Artikel merken und die eintragen damit diese übernommen werden (vielleicht noch die Artikelliste ausdrucken zum ablesen)?

ob eine Klappmenue oder nix angezeigt wird haengt von der maenge hinterlegter Daten ab.
Du kannst beim Anlegen von Auftraegen (Lieferscheinen, Rechnungen) das Beschreibugs und/oder Artikelnummernfled als Suchfeld benutzen. Dann bekommst Du eine Auswahlliste angezeigt.

Kann ich nicht auch einfach freie Positionen eintragen ohne immer einen Artikel/Dienstleistung fest anlegen zu müssen (Warengruppe angeben ist ja in Ordnung, aber die Artikel werden immer gleich gespeichert)

nein, aber Du kannst eine Platzhalter Dienstleistung und einen Platzhalter-Artikel anlegen, denn Du in solchen Faellen immer verwendest. Du kannst diesen dann einfach auswaehlen und Beschreibung Langtext und Preis in der Position umeditieren.

Ist es möglich die Reihenfolge von Artikeln zu ändern (Position 1 mit 2 vertauschen und frisch durchnummerieren)

einfach die Positionsnummern in die Gewuenschte Reihnefolge bringen und "erneuern" klicken

und kann man auch einfach freie Texte einfügen z.B. über einer Position um

Du kannst dazu die Langtexte aendern/ergenzen. Sie auch oben. Diese Aenderungen sind dann nur im Aktuellen Vorgang, nicht in den Stammdaten

Answer 3

Danke für die ausführlichen Infos, eine Frage habe ich noch: wie kann ich Artikel löschen? Klar geht das nicht wenn Angebote etc. mit diesen existieren, aber wenn diese gelöscht wurden, warum geht das dann nicht? Zumindest finde ich keine Info

Generell könnte man vielleicht die Bedienung erhöhen, indem man auf eine Übersichtsseite klicken könnte wo man Kunden, Artikel etc die es gibt wechseln könnte und dort jeweils z.B. alle Angebote des Kunden in einer Liste durchsuchen, nach verkauften Artikeln beim Kunden etc. (oder ich habe es noch nicht gefunden)

Viele Grüße

Manu

Comments

Hallo Manu

Artikel kannst du nur löschen, soweit du sie noch nie in irgendwelchen Dokumenten benutzt hast.
Dann erscheint beim Editieren des Artikels unten immer noch der "Löschen"-Button.
Sobald du den Artikel verwendet hast, wird er von anderen Tabellen in der Datenbank referenziert und kann nicht mehr gelöscht werden, da diese Referenzierungen sonst ins Nichts zeigen.
Du kannst aber jederzeit einen Artikel für ungültig erklären, wenn du ihn nicht mehr verwenden willst oder kannst.
Dann bleibt die Historie des Artikels zwar erhalten, auch in Dokumenten, die den Artikel enthalten, wird er nach wie vor angezeigt. Du kannst den Artikel dann aber nicht mehr in ein neues Dokument einfügen.

Die Listen, die du ansprichst gibt es mit der Berichtsfunktion. die findest du in den meisten Menüs.

Wenn du dir zum Beispiel alle Angebote, die du einer bestimmten Kundin geschickt hast, anzeigen lassen willst, so geht das mit:

Verkauf - Berichte - Angebote

dort gibst du den Namen der Kundin ein und ev. noch weitere Kriterien.
Du erhältst dann eine Liste mit den entsprechenden Angeboten.
Solche Berichtslisten kannst du dann immer auch als csv-Datei exportieren und in einem Tabellenkalkulationsprogramm weiterverarbeiten.

Wenn du wissen willst, welche Artikel du einem bestimmten Kunden bisher verkauft hast, so geht das so:

Verkauf - Berichte - Verkaufsbericht

Dort wählst du als Hauptsortierung Kunde, und gibst den Namen des Kunden ein, dann erhältst du eine Liste aller Artikel mit den entsprechenden Mengen, die dieser Kunde bisher gekauft hat.

Es gibt da auch noch einiges zu optimieren, deshalb wie gesagt, wenn du einen Wunsch hast, der sich momentan noch nicht erfüllen lässt, im Trac nachsehen, ob jemand diesen Wunsch schon geäussert hat und sonst selbst als Verbesserungswunsch einbringen.

Gruss

Andreas

Answer 4

Da ich gerade von einem Kunden folgende Frage bekommen habe, die eine Wiederholung des letzten Teils der obigen Frage ist, hier noch ein paar spontane Ideen, wie so etwas unter Umständen noch gelöst werden könnte ohne jeweils selbst von Hand die Offerte /-Rechnung im odt-Format anschliessend editieren zu müssen:

Kann ich zur übersichtlichen gestaltung der offerten titel wie z.b material: mitten in der offerte einfügen oder kann ich das nur im open office in der nachbearbeitung?

Idee 1:
Einen neuen Artikel "Zwischenüberschrift" einführen, der immer den Preis 0 bekommt und der von der Vorlage so verarbeitet wird, dass er nicht als normale Artikelzeile dargestellt wird, sondern eben als Zwischenüberschrift.
Vermutlich ist es etwas tricky, das in der Vorlage korrekt umzusetzen, aber ich sehe im Moment zumindest keinen Grund, warum dies nicht möglich sein sollte.

Idee2:
Eine benutzerdefinierte Variable pro Artikel festlegen, die im Normalfall leer ist und bei Bedarf mit dem Inhalt der Zwischenüberschrift gefüllt wird und dann per Vorlage so ausgewertet wird, dass vor oder nach dem jeweiligen Artikel ein entsprechender Zwischentitel eingefügt wird.

Wenn jemand so etwas mal ausprobiert, berichtet doch bitte hier kurz davon!