automatische Vergabe Belegnummer für Eingangsrechnungen?

Question

Hallo Allerseits,

bisher wurden hier alle Eingangsrechnungen von nur einer Person gebucht. Die fortlaufenden Belegnummern wurden per Hand vergeben. Jetzt sollen 2-3 Personen Belege buchen. Da ist das bestenfalls fehlerträchtig, aber eigentlich schlicht nicht praktikabel.

Wie löst Ihr das? Nutzt Ihr die automatisch vergebenen Buchungsnummern? Oder ist das schon drin und ich habs übersehen? Oder ganz anders?

Wie habt Ihr professionellen Kivitendo-Dienstleister das bei euren Kunden gelöst? Kostenpflichtige Erweiterung?

Gruß Raimo

Answer 1

Hallo Raimo,

meiner Meinung nach sollten Eingangsrechnungen die Belegnummer bekommen, die auf der Rechnung steht.

Viele Grüße
Bernd

Comments

Danke für die fixe Antwort, bibi!

Nein, ich benötige eine fortlaufende Nr. für die Eingangsbelege. Wenn ich die Regeln zur ordnungsgemäßen Buchführung richtig deute, ist das auch so vorgeschrieben. Das macht es auch einfacher, auf fehlende Belege im Rechnungsordner aufmerksam zu werden bzw. Belege überhaupt zu finden.

Wie machst du das denn?

---

Bei mir ist das sehr übersichtlich - sprich, es sind nicht viele Rechnungen. Und diese sind dann nach Datum abgeheftet. Wenn ich eine aus dem Ordner nehmen würde, könnte man da tatsächlich nicht auf das fehlende Dokument aufmerksam werden.

Und eine automatische Nummernvergabe für Einkaufsrechnungen gibt es tatsächlich nicht.

Also erstmal keine hilfreiche Idee von mir.

Answer 2

Die Plicht des Unternehmes ist es eiene Nachvollziehbare Buchhalteung zu haben. Genauere Vorgaben gibt es nicht. Wenn der Steuerpruefer zu einer Buchung den Beleg finden will und Du ihn unmittlebar in Deiner Ablage findest, ist alles gut.

Ein einfacher Weg ist es die Belege beim Abheften durchlaufend zu nummerieren und das Dateum zu ignorieren, solange es im aktuellen Buchungsjahr liegt. In der Relgel ein (oder mehrere) Ordner pro Geschaeftsjahr

Auch wenn unterschiedliche Leute Buchen, so arbeiten sie doch mit der gleichen Ablage, also Ordner zum Geschaeftsjahr aus dem Schrank nehmen, letzte Belegnummer anschauen und die naechst folgende fuer den Beleg vergeben. Vorgang in der EDV erfassen. Buchungsnummer auf den Beleg schreiben und Beleg im Ordner ablegen. Funktioniert solange, wie nicht paralell unterschiedliche Leute am gleichen Buchungsjahr buchen. Ich kenne im Kiviumfeld keinen bei dem das der Fall ist.

Der Beleg ist durch die EDV jederzeit schnell auffindbar und man muss den Schuhkartion nicht sortieren, spart also irre viel Zeit.

Ein Prinzip, welches auch oft beim papierlosen Buero Anwendung findet -> Inhaltsunabhaengige Ablage mit Dokumentnummer, auffinden der Belege mit Hilfe der EDV, denn wenn man die Ablagenummer kennt, ist der tote Baum im Aktenschrank schnell gefunden.

Comments

Ja, Wulf, ja, ja und ja! Hast alle offenen Türen erfolgreich eingerannt! :)

Ich sehe das exakt genauso. Mache ich ja auch schon lange so. Damals hatte ich ein OpenOffice-Tabellendokument für die FiBu, das hat automatisch fortlaufende Belegnummern ausgespuckt.

Jetzt mit Lx-Office/Kivitendo vergebe ich die manuell. Gut, solange ich das alleine mache oder immer nur eine Person bucht. Nun gibt´s aber seit kurzem Fräulein X, meine nette nebenselbstständige Teilzeitsekretärin. Die nimmt sich einen Schwung Eingangsrechnungen mit nach Hause und bucht da. Und der Herr Y, der neue Vertriebler bucht auch gelegentlich. Ich buche dann auch noch fix meine Tankbelege, wenn ich schonmal vor dem Rechner sitze. Alles schön dezentral und chaotisch :)

Lösungsansatz 1 - die Buchungsnummer verwenden:
- ist schon da, müßte bloß noch bei Kreditorenbuchungen nach Klick auf [Buchen] angezeigt werden
- keine fortlaufenden Eingangsbelegnummern, da für alle Buchungsvorgänge vergeben

Lösungsansatz 2 - neuer Nummernkreis "Belegnummern"
- wird vergeben für alle Buchungen unter "Buchhaltung"

Ich sehe gerade, Geoffrey hat was dazu gepostet . .

---

Nun gibt´s aber seit kurzem Fräulein X
Alles schön dezentral und chaotisch :)

Wie macht Ihr das mit der Ablage dann, jeder sammelt fuer sich?
Oder macht ihr das anschliessend zentral, wuerde ja noch mal Arbeit machen.

Ich bin ja von Hause aus Admin und nur ein fauler Admin ist ein guter Admin. Ich denke ich wuerde jedem der bucht einen Ablagerdner geben. Ordner 1, 2, 3, etc. Jeder der bucht wuerde im Geschaefts jahr mit nummer 1 beginnen, im Kivi wuerde ich dann als Belegnummer eintragen 1-1, 1-2, 1-3, usw. wobei 1- die Ordnernummer wiederspiegelt. Da sich die neue Nummer an der Ablage orinetiert muss kivi ja nicht diese vergeben (also auch nicht mehrere Nummernkreise verwalten). Damit ist der Beleg auch direkt auffindbar spaeter.

Answer 3

Ein Kunde von uns wollte eigene, automatisch vergebene Nummernkreise für jeweils Debitoren-, Kreditorenbuchungen sowie Dialogbuchungen haben, da die Belege danach sortiert abgeheftet wurden, und auch von unterschiedlichen Abteilungen und Personen bearbeitet wurden. Das haben wir dann im Rahmen einer größeren Kundenanpassung umgesetzt.

Comments

Interessant! Bin also nicht der einzige mit diesem Gedanken . .

Wie stehen die Chancen, daß das in die offizielle Version eingebaut wird?

---

Hallo,
die Antwort ist ziemlich simpel, entweder beauftragen oder selber machen.

Hier ist bspw. unser Dienstleistungs-Paket für solche Beauftragungen, kann und wird auch für Hilfe zur Selbsthilfe verwendet.