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Guten Morgen liebe Kivitendo-Gemeinde,

leider habe ich mich beim Ersellen der Rechnungen zweimal "verbucht" - zweimal eine zu hohe Summe - siehe Screenshot. Manchmal habe ich auch vergessen, auf "Fehlbetrag setzen" zu klicken und die Rechnung wird direkt als "bezahlt" markiert, obwohl sie das nicht ist:

https://www.route-to-nowhere.de/buchungen-korrigieren.png

An welcher Stelle kann ich diese Buchungen korrigieren? Und wie kann ich nachträglich eine Rechnung als "offen" deklarieren bzw. noch einen Fehlbetrag setzen?

Habe schon in Kivitendo geschaut, aber z.B. "Finanzbuchhaltung" -> "Debitorenbuchung" zeigt mir keinen Bezug zur entsprechenden Rechnung etc. an.

Vorab besten Dank für eure Hilfe.

Viele Grüße
Matthias

Gefragt von (330 Punkte)

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Beste Antwort

Hallo Matthias

Zunächst mal musst du überprüfen, welche Einstellungen für das Abändern von Rechnungen du in der Mandantenkonfiguration gesetzt hast: Unter 'System → Mandantenkonfiguration → Buchungskonfiguration' kannst du einstellen, unter welchen Bedingungen du gebuchte (oder auch bezahlte) Rechnungen verändern kannst.
Am besten, du stellst hier um die Korrekturen durchzuführen alle Einstellungen auf 'immer' und stellst nach den Änderungen die Einstellungen wieder so zurück, wie du es für den Alltagsgebrauch haben möchtest.

Du kannst nun via 'Verkauf → Berichte → Rechnungen, Gutschriften und Debitorenbuchungen' dir alle Rechnungen einer bestimmten Zeitperiode anzeigen lassen. Mit Häckchen bei 'offen' bzw. 'geschlossen' bestimmst du, ob nur offene oder geschlossende Rechnungen aufgelistet werden sollen oder beides.

Für die Korrekturen kannst du jede fehlerhafte Rechnung durch Anklicken der Rechnungsnummer zur Bearbeitung öffnen, diese abändern und wenn alles korrigiert ist, nochmals auf 'Buchen' klicken. Wichtig ist dabei, dass du auch unten unter 'Zahlungseingänge' alle Beträge wieder auf 0 setzt, die dort falsch vorhanden sind.

Das mit dem Fehlbetrag hast du eventuell falsch verstanden: Es handelt sich dabei 'nur' um eine Arbeitshilfe:
Unter 'Fehlbetrag' wird automatisch derjenige Betrag der Rechnung angezeigt, der momentan noch offen ist. Das heisst, wenn du die Rechnung inkl. schon erfolgter Zahlungen korrigiert hast, erscheint automatisch nach einem Klick auf 'Erneuern' der 'richtige' Fehlbetrag.
Für das Buchen von Zahlungen kannst du entweder den bezahlten Betrag in die nächste freie Zeile einfügen (plus das entsprechende Zahlungskonto auswählen) oder wenn der gesamte offene Betrag bezahlt wurde auf 'Fehlbetrag setzen' klicken. Dann wird dieser Betrag in das Zahlungsfeld geschrieben und du musst ihn nicht manuell abschreiben. 'Fehlbetrag setzen' hat nur diese Hilfs-Funktion und keine weiteren Auswirkungen.

Wenn du in der Mandantenkonfiguration am gleichen Ort wie oben angegeben, bei ' "als bezahlt markieren" bei Verkaufsrechnungen anzeigen' auf 'ja' gesetzt hast, hast du bei jeder Rechnung die Möglichkeit, diese bei der Dropdown-Liste unter 'Buchen' als bezahlt zu markieren, damit diese auch wenn sie noch nicht vollständig bezahlt wurde, nicht mehr als offen angezeigt wird.
Wenn du diese Funktion nicht brauchst, so kannst du in der Mandantenkonfiguration die entsprechende Einstellung auf 'nein' setzen.
Falls du aber über diese Funktion eine Rechnung als 'bezahlt' markiert hast, so kannst du diese Einstellung nur noch über einen direkten Eingriff in die Datenbank zurück nehmen.
Die einzige Alternative das 'als bezahlt markieren' übers Webinterface von kivitendo wieder rückgängig zu machen, besteht darin, die Rechnung komplett zu löschen (via Dropdownliste bei 'Storno') und anschliessend wieder neu zu erfassen.

Gruss

Andreas

Beantwortet von (4.3k Punkte)
ausgewählt von

Hallo Andreas,

vielen lieben Dank für Deine ausführliche Antwort und die guten Erklärungen - dank Dir konnte ich die Beträge korrigieren und habe nun auch verstanden, dass "Fehlbetrag setzen" meint, dass die Rechnung quasi als "bezahlt" markiert wird - zumindest tauchte sie dann nicht mehr in den offenen Rechnungen aus, hatte es genau verkehrt herum verstanden.

Wenn ich den Fehlbetrag nicht setze bzw. 0,00 eintrage, ist die Rechnung offen, so wie es bei Rechnungen die erst später überwiesen werden, auch sein soll.

Danke nochmals und viele Grüße
Matthias

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